Elektronikus számla fogalma és jogszabályi háttere
A Számviteli törvény 2004 óta ismeri az elektronikus bizonylat fogalmát, amikortól is lehet elektronikus számlát kiállítani. Az elektronikus számlákat az APEH a hatályos jogszabályok szerint elfogadja, valamint a törvények 2009-től kötelező jelleggel előírják a cégek számára azok befogadását és kezelését.
Az ÁFA törvény 175. §-a egyértelműen rendelkezik az elektronikus számla kiállításának módjáról, amely alapvetően két módon történhet:
• PKI számla esetében: legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és egy minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel, vagy a PDF hitelességét biztosító hash kód alkalmazásával ellátott számláról beszélünk. • EDI számla esetében: elektronikus adatcsere rendszerben létrehozott és továbbított számláról van szó.
Az 1999/93/EK irányelv alapján létezik egy harmadik módszer is az elektronikus számla előállítására, amely az uniós tagállamoknak viszonylag tág mozgásteret enged. Az EU előírása kizárólag azt határozza meg, hogy az adattartalom sértetlenségét és az eredetiség hitelességét biztosítania kell a módszernek. Számunkra, mint befogadó fél számára ez azért fontos, mert ennek megfelelően az Európai Unión belülről érkező elektronikus számlák nemcsak az elektronikus aláírással és az EDI rendszeren keresztül továbbítva hitelesek, hanem más módszerrel előállított számlák is megbízhatóak lehetnek, ha biztosított azok adattartalmának sértetlensége és eredetiségének hitelessége.
PKI alapú számláknál követelményként jelenik meg, hogy egy minősített szolgáltató által kibocsátott elektronikus aláírást kell tartalmaznia, amely a számla hitelességét és eredetiségét hivatott igazolni. Ezen felül a billzone.eu elektronikus számláin a hitelesítési folyamat során - az elektronikus adatok magas fokú védelme érdekében - az elektronikus PDF számlából NAV hash kódot képez, majd a hash kód beküldésre kerül a NAV részére megőrzésre. A hitelesség biztosítható egy időbélyegző szolgáltató útján kibocsátott időpecséttel is, amely a számla létrehozásának pontos időpontját adja meg.
l; A PKI rendszerben kiállított számlák esetében így pontosan tudjuk, hogy ki, mikor, milyen tartalommal hozott létre egy számlát, és ezek az információk letagadhatatlanok.
Az úgynevezett EDI-rendszerben történő elektronikus adatcsere csak kétszereplős, nincs szükség hitelesítő-szolgáltatóra. Ebben az esetben a számlán szereplő adatok megbízhatóságát, hitelességét a rendszer zártsága biztosítja, amely lehetetlenné teszi a kommunikációba történő bármilyen külső beavatkozást. Az EDI rendszernek így nem alapfeltétele az elektronikus aláírás, mivel lényegében két számítógép zárt kommunikációjáról van szó. Emiatt azonban a feleknek szükséges előzetesen és írásban megállapodni arról, hogy pontosan milyen formátumot használnak és részletes technikai leírást adnak mind az EDI adatokról, mind pedig a rendszer használatáról. Ehhez a szerződéshez a 46/2007 PM rendelet egy ajánlott mintát is tartalmaz, amely összhangban áll az uniós ajánlással.
Tehát abban az esetben, ha a fenti két elektronikus számlakibocsátási módszer közül bármelyiket is választjuk, jól látható, hogy a számlának milyen biztonsági követelményeknek kell megfelelnie ahhoz, hogy annak hitelessége és sértetlensége biztosított legyen. Az elektronikus számla csak elektronikus formában állítható ki, továbbítható és tárolható, annak papír alapú módozata eredeti hiteles dokumentumként nem használható.
A technikai fejlődés és az e-kereskedelem rohamos fejlődése során egyre többször nyújthat megoldást az elektronikus számla, mivel tökéletes eszköz arra, hogy a csak virtuálisan találkozó üzletfelek földrajzilag egymástól távolról is lebonyolíthassák egymás felé nemcsak fizetési, teljesítési, hanem számlázási kötelezettségeiket.
A Billzone.eu Magyarországon elsőként kínálja úgy az e-számláit, hogy ahhoz az Ön cégének nem kell elektronikus aláírást vennie. Ezen előnyökből adódóan, olyan mikró-, kis- és középvállalkozásoknak, webshop-oknak is utat nyitunk az e-számlák világába, akik eleddig a magas költségek és a technológiai összetettség miatt ezt nem engedhették meg maguknak.