Számlát alátámasztó okiratok
Milyen okiratokkal, dokumentumokkal tudod alátámasztani a számla hitelességét? Hogyan tudod igazolni, hogy a számlán szereplő gazdasági esemény valóban létrejött?
A gazdasági esemény egyes fázisaihoz különböző dokumentumok, okiratok társíthatók, amelyek egyúttal a számla valódiságát is igazolni tudják:
1. Megrendelési előzmények
Mielőtt szerződünk egy ügyféllel a termékbeszerzésről vagyy szolgáltatásnyújtásáról, azt megelőzheti egy személyes vagy levelezésen keresztül történő igényfelmérés, amelynek végső és dokumentált terméke lehet az árajánlat.
| ÁRAJÁNLAT |
| Az árajánlat mindenképpen tartalmazza a terméket vagy szolgáltatást, amelyre vonatkozik, annak teljes díját (részteljesítés esetén bontott formában) és az átadási határidőt. Tartalmazhat teljesítési kritériumokat, ami azt fejti ki, hogy megrendelő milyen kritériumok alapján veszi át az árut, szolgátlatást, mi alapján mondható ki, hogy például egy szolgáltatás teljesített. |
2. Szerződéskötés
Az árajánlat elfogadását követően a megrendelésre kerül a sor, amely megrendelés akár szerződés formájában is létrejöhet (például egy hosszú távú szolgáltatásnyújtás esetében).
A szerződés mellékletét képezhetik különböző igazolások, ilyen lehet a termék származását igazoló okmányok, vámkezelési dokumentumok (hiteles beszerzés igazolására) vagy minőségi tanúsítványok akár termék vagy szoftverbeszerzés esetében is.
| PARTNER ELLENŐRZÉSE |
| Szerződéskötés előtt, ne felejtsd el ellenőrizni a partneredet: érdemes megfelelően dokumentálni, hogy vállalkozásod a lehető legkörültekintőbben járt el üzletkötése során. |
3. Teljesítés
A teljesítés igazolására minden esetben célszerű teljesítési igazolást készíteni. További alátámasztó dokumentum lehet a fuvarlevél vagy szállítólevél, amelyen az áru mozgatásának, szállításának igazolása szerepel. Az átvételhez kapcsolódhat átvételi igazolásként például lakásértékesítés esetén a közműórák állásának leolvasása vagy a birtokbavételi jegyzőkönyv. Pénzügyi teljesítés esetében pedig az átutalásról szóló banki igazolás szintén az átvételhez kapcsolódó alátámasztó dokumentum.
| TELJESÍTÉSI IGAZOLÁS |
| A teljesítési igazolásnak tartalmaznia kell és egyúttal hivatkozik a felek között érvényben lévő megrendelésre, szerződésre, amely alapján a teljesítés létrejött. A teljesítési igazolás továbbá tartalmazza a leszállítandó terméket vagy nyújtott szolgáltatást és a határidőt, amely meghatározásra került korábban a megrendelésben vagy szerződésben. A teljesítési igazolás tartalmazhat átvételi kritériumokat, amelyek teljesülése esetén átvételre kerül a termék vagy teljesítettnek nyilvánítható a szolgáltatás. Például szoftver esetében tesztelés után meghatározott darabszámú és súlyosságú hiba esetén történő átvétel. |