Számlamásolat tudnivalók
Mi az a számlamásolat? Könyvelhető-e vagy ÁFA visszaigénylésre alkalmas-e a számlamásolat? Milyen formai követelményeknek kell megfelelnie egy számlamásolatnak?
Mi az a számlamásolat?
A számlamásolat egy olyan másolat, amelyet a számla eredeti példányáról készítenek. A számlamásolat általában az eredeti számla összes adatát tartalmazza, beleértve a számlaszámot, a dátumot, az árakat és az áruk részletes leírását.
Fontos megjegyezni, hogy a számlamásolat nem azonos az eredeti számlával, és nem helyettesítheti azt. Az eredeti számlát mindig meg kell őrizni, mivel az adóhatóságok és más hatóságok általában csak az eredeti számlát fogadják el bizonyítékként.
A számlamásolat könyvelhető-e?
A számlamásolat könyvelhető, de csak bizonyos feltételekkel. Általánosságban elmondható, hogy a számlamásolatot csak abban az esetben lehet lekönyvelni, ha az eredeti számla hiányzik vagy nem elérhető, és a számlamásolat tartalma pontosan tükrözi az eredeti számla adatait.
Ezen kívül a számlamásolatot is tartalmazó ügyletet, vagyis a könyvelendő tranzakciót alátámasztó dokumentumokat, például a megrendelőt, a szállítólevelet, a fizetési igazolást stb. is mellékelni kell a könyvelési bizonylatokhoz. Az adóhatóság általában együtt tekintenek érvényesnek az ügylet egyes dokumentációit, nem kizárólag a számlamásolat alapján vizsgálódik. Fontos, hogy minden esetben megőrizzük az eredeti számlát.
Áfa visszaigénylésre alkalmas-e a számlamásolat?
Nem alkalmas az ÁFA visszaigénylésre a számlamásolat. Az adóhatóság az eredeti számlát fogadja el bizonyítékként az ÁFA visszaigénylési kérelmek esetén, és nem elfogad el számlamásolatot.
Azonban bizonyos körülmények között elfogadható lehet a számlamásolat is, ha az eredeti számla valamilyen okból hiányzik vagy nem elérhető. Az ilyen esetekben általában bizonyítani kell, hogy miért nem áll rendelkezésre az eredeti számla, és hogy a számlamásolat tartalma megegyezik az eredeti számláéval.
Fontos megjegyezni, hogy az ÁFA visszaigénylésekor az adóhatóság általában nagyon szigorú az eljárási szabályok és az előírások betartásával kapcsolatban, ezért ajánlott, hogy minden esetben megőrizzük az eredeti számlákat, és csak akkor használjuk a számlamásolatot, ha valamilyen okból nem áll rendelkezésre az eredeti számla.
Milyen formai követelményeknek kell megfelelnie a számlamásolatnak?
A számlamásolatnak meg kell felelnie bizonyos formai követelményeknek annak érdekében, hogy érvényes dokumentumnak számítson és felhasználható legyen az üzleti tranzakciók dokumentálására, könyvelésére és egyéb adminisztratív célokra. A következők a legfontosabb formai követelmények a számlamásolatokkal kapcsolatban:
Tartalmi megegyezés: A számlamásolatnak tartalmilag megegyezőnek kell lennie az eredeti számlával. A számlakibocsátó és adatai, a vevő és adatai, a tételek, összegek, számlaszám és a kibocsátás dátuma minden esetben meg kell egyeznie az eredeti számla és a számlamásolat esetében.
Dátumozás: A számlamásolatot a kibocsátás dátumával kell ellátni, amely megegyezik az eredeti számla dátumával.
Jelölés: A számlamásolaton mindig jelölni kell, hogy az csak másolat, és nem az eredeti számla.
Tárolás: A számlamásolatot ugyanúgy kell tárolni, mint az eredeti számlát. A számlamásolatot a könyvelési időszakban és az adóhatóságok által előírt időszakban is meg kell őrizni.
Mitől hiteles a hiteles számlamásolat?
A hiteles számlamásolat abban különbözik az általános számlamásolattól, hogy azt az eredeti számla kiállítójának kell hitelesítenie vagy egy hitelesített másolatot kell kiadnia belőle. A hitelesítés azt jelenti, hogy az eredeti számla kiállítója vagy annak meghatalmazottja hitelesítő aláírással vagy pecséttel igazolja, hogy a számlamásolat megegyezik az eredeti számlával.
A hiteles számlamásolat fontos dokumentum, mert az eredeti számla elvesztése vagy megsemmisülése esetén ez lehet az egyetlen dokumentum, amely bizonyítja a tranzakciót. A hiteles számlamásolat elfogadása azonban az adóhatóságnál vagy más jogi hatóságoknál is eltérő lehet. Ezért mindig érdemes előzetesen tájékozódni az egyes hatóságoknál előírt szabályokról és követelményekről, mielőtt hiteles számlamásolatot használnánk.
Elektronikus számlamásolat
Elektronikus számla esetében a kiállított elektronikus számla bármennyi példányban sokszorosítható, az minden esetben „eredeti” példány marad.
Elektronikus számla esetében az elveszett számla az elektronikusan létrehozott fájl elvesztését, megsemmisülését jelenti. Ez esetben mindenképpen új bizonylatot kell az ügyletről kiállítani.