Helyes postai címzés a számlán
Hogyan ér célba minél gyorsabban egy számlalevél?
Ahhoz, hogy egy számlalevél minél gyorsabban célba érjen, a címzésnek pontosnak kell lennie és megfelelő helyen kell elhelyezkednie.
PONTOS CÍMZÉS
Ügyeljünk rá, hogy a címzés olvasható legyen és kellően konkrét. A hiányos vagy pontatlan címzés akár a kézbesítést is meghiúsíthatja.
Figyeljünk a sorrendre: a címzés legyen 4 vagy 5 soros. A sorokat egymás alatt, balra zártan kezdjük és kerüljük a felesleges aláhúzásokat vagy kiemeléseket.
IRÁNYÍTÓSZÁM
A Magyar Posta 1973. január elsején vezette be az irányítószámokat és olyan nagyszabású kampányt indított, amely egész rövid idő alatt, igazán komoly eredményeket hozott. Két hónap elteltével már a levelek 90%-ára, egy éven belül pedig már a levelek 96%-ára írtak irányítószámot a feladók.
1xxx Budapest
2xxx Szentendre
3xxx Hatvan
4xxx Debrecen
5xxx Szolnok
6xxx Kecskemét
7xxx Sárbogárd
8xxx Székesfehérvár
9xxx Győr
A második számjegyek Budapesttől távolodva növekednek, az utolsó két jegy pedig már a legkisebb körzeteket jelöli. A 00 végződésű irányítószámokat a rendszer bevezetésekor országos jelentőségű települések kapták, míg a kisebb városok írányítószáma általában 0-ra végződik.
HELYES POSTAI CÍMZÉS
Ha szeretnénk, hogy a számlalevelünk időben célba érjen, az első és legfontosabb feladat, hogy győződjünk meg arról, hogy a levelünket megfelelően címeztük meg.
Mire kell figyelni?
* Tiszta, pontos és jól olvasható címzéssel lássuk el a számlalevelet.
* A boríték bal felső sarkába kerüljenek a feladó adatai úgy, hogyha a levél nem kézbesíthető, akkor visszaküldésre alkalmas legyen a feladó címe.
* A boríték jobb alsó szekciójába a címzett adatai kerüljenek.
* A címzést latin betűkkel és arab számokkal kell megírni.
* A címzés során segédvonalak nem használhatók.
* A címsorok közötti távolság minden esetben azonos legyen.
CÍMZÉSI SORREND
A címzési sorrend általában a következőképpen alakul:
* Címzett neve: A levél vagy dokumentum első sorában a címzett neve szerepel, például "Dr. Kovács János" vagy "Budapesti Kft." Ez az elsődleges címzett, akinek a dokumentum szól.
* Pozíció vagy tisztség: Ezt a részt opcionálisan használhatjuk annak érdekében, hogy további információkat adjunk a címzett munkaköréről vagy pozíciójáról. Például "Ügyvezető igazgató" vagy "Pénzügyi osztály".
* Címzett címe: Ebben a sorban megadjuk a címzett székhelyét vagy munkahelyét. Ez lehet egy cég neve és címe, vagy egy egyéni címzett esetén a lakcím vagy munkahely címe. Például "1234 Budapest, Kossuth utca 5." vagy "Budapesti Kft., Váci út 10."
* Irányítószám és város: Ezt a részt hozzáadjuk a címzéshez a pontosabb azonosítás érdekében. Például "1234 Budapest" vagy "5678 Debrecen".
* Ország: A címzési sorrendben az országot általában az utolsóként adjuk meg, például "Magyarország" vagy "Hungary".
| FONTOS A címoldalon a címadatokat a küldemény alsó élétől számítva, a boríték hosszabbik oldalával párhuzamosan, minimum 15 mm magasan üres sáv szabadon hagyásával szükséges feltüntetni. |
ABLAKOS BORÍTÉK
Az ablakos boríték címzésének egyik fő előnye, hogy az ablakon keresztül látható a címzett neve és címe, így nincs szükség külön címkézésre. Az ablakos boríték használata könnyebbé teszi a címzési folyamatot, mivel nem kell külön címkéket készíteni és ragasztani. Számlaleveleknél gyakori megoldás, hogy a kiállított számlán a számlabefogadó vevő adatai kerülnek az ablakos boríték címadataihoz.
Fontos azonban gondoskodni arról, hogy a címzési adatok pontosak és olvashatóak legyenek az ablakon keresztül annak érdekében, hogy a boríték könnyen feldolgozható legyen és a küldemények a megfelelő helyre kerüljenek.
CÍMZÉS A SZÁMLÁN
Amikor egy számlát küldünk, fontos, hogy a címzési adatok pontosak és jól láthatóak legyenek a küldeményen. Ha szeretnénk egy számlalevet ablakos borítékban feladni, akkor a következő tudnivalókra kell figyelni:
* Címzett neve: A számlán szerepelnie kell a címzett nevének, vagy ha cégről van szó, a vállalat nevének. Ez biztosítja, hogy a küldemény a megfelelő személyhez vagy cégnél érkezzen meg.
* Címzett címe: A számlán feltüntetett címe pontosnak és jól olvashatónak kell lennie. Ez tartalmazhatja a címzett lakcímét vagy vállalati címét, beleértve az utcát, házszámot, várost, irányítószámot és az országot is.
* Ablakos boríték: Az ablakos boríték használatakor a számlán a címzést úgy kell kialakítani, hogy a címzett neve és címe az ablakon keresztül látható legyen. Ez azt jelenti, hogy a számla fejlécének megfelelő pozícióban kell lennie az ablakban, hogy a címzett adatok jól láthatóak legyenek a boríték külső részén.
GÉPESÍTETT POSTAI SZOLGÁLTATÁSOK
A 2000-es évek elején, az Európai Uniós csatlakozás küszöbén a postai szolgáltatások további korszerűsítése mellett döntöttek. A gépi arány javításával csökkent a kézi feldolgozás mennyisége és a kézbevételek száma, viszont növelni tudták a feldolgozó gépek kihasználtságát és üzemi teljesítményt. A folyamatosan működő automatikus berendezések naponta 2,5–3,5 millió kicsi, illetve 800 ezer nagyméretű levél feldolgozását végezték el. 2004 és 2008 között 13%-kal növekedett az OLK-ban feldolgozott levelek száma, így 2008-ra a havi átlagos forgalom elérte a 72 millió levelet.
| JÓ TUDNI Azért, hogy a Magyar Posta tovább erősíthesse automatizált feldolgozási rendszerét, nagybeküldői számára létrehozott egy úgynevezett "gépre alkalmas küldemény" kategóriát. |
KÜLDD KI SZÁMLALEVELEIDET A HIBRIDLEVÉLLEL
A Hibridlevélnél a levélfeldolgozó rendszert már a kezdetek kezdetén úgy alakították ki, hogy az átadott megrendelések megfeleljenek a Magyar Posta által szabott szabályrendszernek, így a Hibridlevéllel feladott levelek teljes feldolgozási folyamata automatizálhatóvá vált.
Ahhoz, hogy ez az összetett folyamat az ügyfelek számára egyszerű és átlátható maradhasson, feldolgozási sablonokat alakítotottak ki, amely a beküldőket is segíti abban, hogy a levelek címzése mindig megfelelő legyen, ezzel biztosítva, hogy a Hibridlevéllel küldött leveleket a Posta mindig megfelelően dolgozza fel.
TIPP
Használd a billzone.eu Hibridlevél modult számlaleveleid pontos és gyors kézbesítéséhez.
Hivatkozás:
https://blog.hibridlevel.hu/pontos-cimzes-es-pontos-kezbesites/