Számviteli bizonylat
A könyvelés világában van egy kifejezés, amit minden vállalkozónak, könyvelőnek és pénzügyi szakembernek ismernie kell: a számviteli bizonylat.
Ez a fogalom nem csupán egy adminisztratív kötelezettséget takar, hanem a vállalkozás pénzügyi átláthatóságának és jogszabályi megfelelésének alapköve.
A jogszabályi háttér
A számviteli bizonylat fogalmát a 2000. évi C. törvény a számvitelről (röviden: Számviteli törvény, Sztv.) határozza meg.
A törvény szerint számviteli bizonylat minden olyan okmány, amely egy gazdasági eseményt hitelesen és ellenőrizhetően rögzít, és ezáltal a könyvviteli nyilvántartásokba való bejegyzés alapjául szolgál.
Más szóval: ha nincs bizonylat, nincs jogszerű könyvelés.
Mit kell tartalmaznia egy számviteli bizonylatnak?
A törvény minimumkövetelményeket is meghatároz annak érdekében, hogy a bizonylat egyértelmű, hiteles és ellenőrizhető legyen. Ezek a következők:
-
A bizonylat megnevezése és sorszáma – ez egy egyedi azonosító.
-
A bizonylat kiállításának kelte – mikor készült a dokumentum.
-
A gazdasági esemény tartalmának leírása – mit rögzítünk (pl. értékesítés, beszerzés, szolgáltatásnyújtás).
-
A gazdasági esemény mennyiségi és – ha értelmezhető – pénzbeli adatai – számok, amik a könyvelés alapját adják.
-
A bizonylat kiállítójának és a teljesítésben érintett más félnek a neve és azonosító adatai – például cégnév, adószám.
-
A gazdasági esemény megtörténtének igazolása – aláírás vagy elektronikus hitelesítés.
-
A könyvelés időpontja és a könyvelést végző személy azonosítója – ez sokszor a könyvelési feldolgozás során kerül a bizonylatra.
Milyen formában létezhet számviteli bizonylat?
Nem csak papíralapú számla lehet számviteli bizonylat. A jogszabály szerint elfogadott a papír és az elektronikus formátum is (például PDF, XML), amennyiben biztosított a dokumentum:
-
hitelessége (az eredetisége igazolható),
-
sértetlensége (a tartalom nem változott),
-
olvashatósága a megőrzési idő alatt.
A megőrzési kötelezettség általában 8 év.
Példák számviteli bizonylatra
-
Számla (kimenő és bejövő)
-
Pénztárbizonylat
-
Bankkivonat
-
Leltárívek
-
Bérjegyzékek
-
Szerződések, teljesítési igazolások
Miért fontos a helyes bizonylatkezelés?
A bizonylat a könyvelés “bizonyítéka”. Egy hibásan kiállított vagy hiányzó bizonylat nemcsak könyvelési, hanem adózási problémákat is okozhat. Egy esetleges adóellenőrzés során a bizonylatok hiánya súlyos bírsághoz vezethet.
A számviteli bizonylat nem csupán papírdarab vagy digitális fájl, hanem a vállalkozás pénzügyi megbízhatóságának és jogszabályi megfelelésének alapja. Gondoskodjunk arról, hogy minden gazdasági eseményünket megfelelő, hiteles bizonylattal támasszuk alá – ezzel nemcsak a könyvelőnk munkáját könnyítjük meg, hanem a saját cégünk biztonságát is növeljük.