Az elektronikus dokumentum fajtái

Szerző: Billzone.eu | Létrehozva: 2020. március. 16 | Módosítva: 2023. november. 14

Amikor elektronikus aláírással ellátott elektronikus számlát kapunk, tudjuk-e vajon, hogy az tulajdonképpen milyen dokumentumnak minősül és milyen jogosítványai vannak?

Amennyiben egy dokumentumot elektronikus aláírással látunk el,  az egyenértékű a kézzel írott-, vagy közjegyző előtt tett aláírással. Az elektronikus dokumentum és az elektronikus aláírás elválaszthatatlanok egymástól. Elektronikus aláírással bármilyen dokumentumot alá lehet írni, amelyet számítástechnikai úton állítottak elő. Azaz nemcsak írott szöveget, hanem akár képfájlt (.jpg), hangfájlt (.mp3) vagy akár szoftvereket is. Ennek megfelelően több fajta elektronikus iratot különböztetünk meg.

Az elektronikus dokumentum fajtái egyrészt a hitelesítés módjától, másrészt pedig joghatásbeli szerepükben különböznek. Ebből következően különböző a hétköznapi életben való felhasználásuk is, amelyeket az alábbiakban mutatunk be:

Elektronikus dokumentum fajtái

Az elektronikus dokumentum fogalma magában foglalja az elektronikus iratot és okiratot, az elektronikus irat pedig az elektronikus okiratot.

Az elektronikus dokumentum a törvény megfogalmazása szerint olyan elektronikus eszköz útján értelmezhető adat, amely elektronikus aláírással van ellátva. Ez lehet szöveg, kép, hangfelvétel, tervrajz, digitális fénykép, film stb. A dokumentum fogalmába tehát beleértünk bármely fajta elektronikus eszköz útján érzékelhető adatot feltéve, hogy azt hitelesített elektronikus aláírással látták el. A lényeg minden esetben az, hogy sokféle fájltípustól és tartalomtól függetlenül megállapítható legyen: ki írta alá, ki hozta létre és hitelesíttette a dokumentumot. A hash kód alkalmazásával pedig igazolhatjuk a PDF hitelességét. 

Jó tudni: A digitális dokumentum és az elektronikus dokumentum között az a különbség, hogy előbbivel a technológiát jelöljük, míg utóbbi alatt az elektronikus aláírásról szóló törvényben meghatározott módon készült (minősített szolgáltató által kiállított megfelelő tanúsítvánnyal ellátott) digitális aláírással ellátott dokumentumot értjük. Azaz az utóbbi egy jogi fogalom, míg az előbbi egy technikai.

Felhasználása:

A hétköznapi életben főként szerződések teljesítésénél használják, annak szerves részeként szerepelhetnek kép és hangzófájlok (pl. tervrajzok, reklámdokumentációk, grafikonok).

Az elektronikus iratok az elektronikus dokumentumoknak egy olyan csoportját alkotják, amelynek alapvető funkciója, hogy betűkkel szöveget közöljenek. A szövegen kívül kizárólag olyan egyéb adatokat foglal magába, amelyek a szöveggel szorosan összefüggenek, annak azonosítását, könnyebb megértését, illusztrálását szolgálják: pl. fejléc, logó, ábrák.

Az elektronikus irat jog általi elismerésének minimális követelménye a hitelesítés mellett, hogy a benne foglalt információk hozzáférhetők és későbbi hivatkozásra is alkalmasak legyenek. Továbbá a 114/2007. (XII.29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól részletesen szabályozza az elektronikus irat tárolásának előírásait.

 Felhasználása:

Elektronikus iratot használnak a gazdasági szereplők egymás között: pl. elektronikus számla, illetve az állampolgár és a közigazgatás viszonylatában találkozhatunk elektronikus irat alkalmazásával (pl.: elektronikus bevallás, E-BEV ). A bíróságokon egyre elterjedtebb az e-ügyintézés: elektronikus fizetési meghagyás, e-cégkivonat). Az államigazgatásban fontos szerepe lehet és a költségcsökkentés egyik formájaként jelenhet meg a minél szélesebb körben terjedő belső elektronikus ügyiratkezelés.

Jó tudni: Az elektronikus számla teljes mértékben ugyanolyan jogosítványokkal rendelkezik, mint a papír alapú számla. Azonban sokkal biztonságosabb, hiszen az elektronikus aláírás révén  utólag megmásíthatatlan, letagadhatatlan és a NAV hash kód végett pedig vitathatatlan, hogy a dokumentum azóta nem változhatott meg.

Az elektronikus okirat, olyan elektronikus irat, amely nyilatkozattételt, annak elfogadását vagy nyilatkozat kötelezőnek elismerését foglalja magában.

 Felhasználása:

Az elektronikus okirat az okirati bizonyítási eszközök virtuális megfelelője, azaz mind tanúsító, rendelkező vagy beismerő okirat hitelesíthető elektronikus aláírással.

• Tanúsító okirat: múltban megtörtént eseményt tanúsít, tényt közöl: pl. képesítést tanúsító okirat.
• Rendelkező okirat: jogviszonyt keletkeztet, módosíthat, megszüntethet: pl. ingatlan adás-vételi szerződés. Nem lehet elektronikus okiratot használni családi jogviszonyokkal kapcsolatban keletkező okiratok esetében: pl. házassági anyakönyvi kivonat; végrendelet.
• Beismerő okirat: kiállítóval szemben fennálló követelést bizonyítja: pl. tartozáselismerő nyilatkozat.

Láthattuk, hogy bizonyos jognyilatkozatoknál továbbra is kizárt az elektronikus forma, de ezeket a kizárásokat csak törvény határozhatja meg. Az okiratok sok esetben bizonyítási eszközként kerülnek felhasználásra, pl. egy hatósági vagy bírósági eljárásban. Fontos tudni, hogy az egyszerű elektronikus dokumentumok tárgyi bizonyítási eszköznek, míg az elektronikus okirat teljes értékű okiratnak minősül, így az utóbbi erősebb bizonyítási eszköznek számít.

Az elektronikus dokumentumok használata és használatának terjedése két fő területen segíti elő a fejlődést: az egyik az elektronikus kereskedelem, a másik pedig az ügyfél-barát közigazgatás megteremtése. Mindkét terület kiemelkedő szerepet játszik az Európai Uniós jogharmonizáció útján.

Az Európai Unió 2010. december 2-án fogadta el Az elektronikus számlázás előnyeinek kiaknázása Európában című bizottsági közleményét, miszerint egységesítené az elektronikus számlázás szabályait a Közösségen belül. Hosszú távon az Unió mindenképpen az e-számlák széleskörű terjesztése mellett tette le voksát. Az egységes szabályozással megteremthető az elektronikus számlázás nagyarányú terjeszkedése, hiszen az Európai Unión belüli gazdasági szereplőknek nagyobb bizalmuk lesz egymás iránt, ha adminisztrációs dokumentumaik ellenőrizhető és hiteles formát kapnak, ezzel elősegítve a számlázó partnerek közötti minél gördülékenyebb tranzakciót.

Az elektronikus számlázás nemcsak a felesleges pazarlás és a környezettudatosság miatt fontos, hanem néhány éven belül az európai cégek versenyképességének egyik feltétele lesz.