Számlapéldányok sorszámozása

Szerző: Billzone.eu | Létrehozva: 2017. augusztus. 03 | Módosítva: 2023. november. 14

Több példányban készült számla esetében milyen szabályokat kell alkalmaznunk a számlapéldányokat illetően? Kötelező-e a számlapéldányok sorszámozása? Továbbá fel kell-e tüntetnünk a számlán, hogy az eredeti vagy másolati példány?

A számlapéldányok sorszámozását illetően a jogszabályi módosításoknak már "történelme" van, ezért a változásokat érdemes időrendben végigkövetni:

I. 2010.04.01 előtti szabályozás:

A 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet szerint a számlázó programnak a számla adattartalmának papírra való nyomtatása során biztosítania kell az összes számlapéldány sorszámozását, ha az előállítás az egyes számlapéldányok egymás utáni nyomtatásával történik, továbbá annak feltüntetését, hogy a számla összesen hány példányban készül, ha az előállítás több példányos, összeszerelt és előnyomás nélküli papírra történik.

Ezen szigorú előírások alkalmazását az Európai Bizottság kifogásolta.

II. 2010.04.01 és 2010.09.27 közötti szabályozás:

A számlázó programnak a számla adattartalmának papírra nyomtatása során biztosítania kell, hogy a számla eredeti és másolati példánya egymástól megkülönböztethető és eredeti példányként csak 1 példányban legyen nyomtatható.

E változásnak köszönhetően megszűntek egyes bonyolult számlatechnikai, illetve informatikai megoldások a számlázóprogramok számla sorszámozását illetően.

III. 2010.09.27 utáni szabályozás:

A nemzetgazdasági miniszter hatályon kívül helyezte a 4/2010. (VIII.13.) NGM rendeletével azt a 24/1995. (XI. 22.) PM rendeletet, amely szerint a számla eredeti és másolati példányát egyértelműen meg kell különböztetni.

FONTOS TUDNI: hogy a többi hatályos jogszabály továbbra is megköveteli a bizonylatok szigorú számadását, a számlapéldányok hiánytalan elszámolását. 

Ebből következően javasolható és nem elvetendő módszer, hogy az egyes számlákon továbbra is tüntessük fel a példányszámokat.

A PM rendelet hatályon kívül helyezése ugyanakkor a gyakorlat szülte érthető döntés volt, hiszen az eredeti példány egyszeri nyomtathatóságára vonatkozó szabály technikailag könnyen kijátszható, így csak feleslegesen nehezítette a számlázó szoftver készítők munkáját.

A Billzone.eu számláinak sorszámozása

A Billzone.eu azon funkciója, hogy az eredeti számlapéldány PDF-ben letölthető, megfelel a hatályos jogszabályi előírásoknak, ugyanis most már nem kell a számlázó programnak biztosítania az egyszeri nyomtathatóságot.

A./ Papír alapú számla esetében

Ugyan a jogszabály nem írja elő, de több cég ügymenetében bevált szokás, ezért a Billzone.eu lehetőséget nyújt a számla egypéldányos és többpéldányos letöltésére is. Többpéldányos számla letöltése esetében az első példányon jelenik meg az "EREDETI" szövegezés és a példányok darabszáma "PÉLDÁNY 1/3".

Billzone.eu - papír alapú számla eredeti példány

Minden további példányon a "MÁSOLAT" felirat látható, megjelenik szintén a példányok darabszáma ("PÉLDÁNY 2/3"), továbbá figyelmeztető üzenet, miszerint jelen másolati példány "ÁFA visszaigénylésre nem alkalmas".

Billzone.eu - Papír alapú számla másolat példány

B./ Elektronikus számla esetében

Az elektronikus számlák esetén az elektronikus másolat fogalma nem létezik, ugyanis a kiállított elektronikus számla bármennyi példányban sokszorosítható, az továbbra is „eredeti” marad. Az Elektronikus aláírás törvény 4. § (3) bekezdése alapján a fokozott biztonságú, illetve minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentum kinyomtatott papír alapú módozata eredeti, hiteles dokumentumként nem használható. Ebből következően az elektronikus számlák vonatkozásában kizárólag az elektronikus formában lézető – elektronikus aláírással és időbélyegzővel, vagy hash kóddal ellátott – számlák tekinthetők hiteles elektronikus számlának.