Elveszett számla pótlása

Szerző: Billzone.eu | Létrehozva: 2020. március. 10 | Módosítva: 2022. május. 10

Számla vagy számlatömb elvesztése bárkivel előfordulhat. Addig, amíg nem kerülünk ilyen helyzetbe, nem mindenki tudja, hogy mit kell ilyenkor tenni, vagy hogyan történik a számla pótlása.

I.                    ELVESZETT SZÁMLA ESETEI

A/ Nyomtatványtömbből származó kézi számla

Ha az elveszett számla nyomtatványtömbből származó kézi számla volt, akkor a számlakibocsátónak új számlát kell készítenie új sorszámmal, de változatlan adattartalommal. Ezen a bizonylaton jelölni kell, hogy miért kellett a számlát ismételten kibocsátani, a számlatömbben szereplő másodpéldányokat pedig érvényteleníteni kell.

B/ Számítógéppel előállított számla

Ha az elveszett számla számítógéppel előállított bizonylat, akkor a másodpéldányok valamelyikét kell hiteles másolatként újból kibocsátani. Másolatpéldány fellelhető mind a kibocsátónál, mind a befogadónál, vagy akár a számlázó programból újranyomtathatók többszöri példányok is. Hiteles másolathoz szükséges a másolati példányra rávezetni az „Eredetivel mindenben megegyező” szövegezést, továbbá elengedhetetlen a dátum és aláírás.

Fontos tudni: 2004. január 1-jétől a számviteli bizonylat alaki követelményeire vonatkozó előírások szerint a számlák aláírása nem kötelező, azok aláírás nélkül is megfelelnek a számviteli bizonylat és az adóigazgatási azonosításra alkalmasság feltételeinek. Azonban az elveszett bizonylat, okirat pótlása esetében a hitelesítés miatt az aláírás elengedhetetlen alaki követelmény.

Mi történik, ha a számítógéppel előállított számla első példánya nem kerül nyomtatásra műszaki okok miatt (pl.: papír elakadás, nyomtató festékpatron elkenődés, kifogyás)? A hatályos törvény (Áfa tv. 170.§) úgy rendelkezik, hogy érvénytelenítő számlát kell kiállítani, ha a számítógéppel előállított számlában a számla lezárását követően fedeznek fel javítandó hibát vagy annak nyomtatása műszaki hiba miatt meghiúsul. A bizonylatot ebben az esetben újra ki kell állítani.

C/ Elektronikus számla

Az említett jogszabályi előírás az elektronikus számlára is vonatkozik: miszerint a számítógéppel előállított számlában a számla lezárását követően fedeznek fel javítandó hibát vagy mentése valamilyen műszaki hiba miatt meghiúsul, akkor a számlát újra ki kell állítani.

Elektronikus számla esetében az elveszett számla az elektronikusan létrehozott fájl elvesztését, megsemmisülését jelenti. Ez esetben mindenképpen új bizonylatot kell az ügyletről kiállítani. Elektronikus számla esetében a kiállított elektronikus számla bármennyi példányban sokszorosítható, az továbbra is „eredeti” példány marad.

Nincs elveszett számla a Billzone.eu számlakövetésével!

A Billzone.eu rendszerben lehetőség van a kiállított elektronikus számláról számlaértesítőt küldeni partnerünk részére. Így a vevő azonnal értesül arról, hogy számlát állítottak ki a részére. Amennyiben nem tudja azonnal letölteni a számlát, akkor 30 napig megteheti a rendszerbe belépve.

Billzone.eu - automatikus számlaértesítő

További lehetőség a rendszerben, hogy követni tudjuk, hogy partnerünk letöltötte-e a számlát, amelyet kiállítottunk részére és megnyitotta-e azt. Ezekről automatikus tájékoztatást kap e-mailben a számlakiállító.

II.                  ELVESZETT SZÁMLATÖMB

A/ Elveszett számlatömb bejelentése vagy közzététele

A számlatömb megőrzési ideje 8 év. Számlatömb elvesztése esetében a hatályos jogszabályok szerint nem kötelező, mégis érdemes az adóhatósághoz bejelenteni a számlatömb elvesztését vagy közzétenni azt. A közzététel történhet a Pénzügyi Közlönyben. A bejelentésnek vagy a közzétételnek tartalmaznia kell a számlatömb tulajdonos cég nevét, székhelyét és az elveszett számlatömb (-tól, -ig) sorszámát, továbbá az érvénytelenítés napját.

B/ Számlák pótlása

Amennyiben az elveszett számlatömbben már állítottunk ki számlát, akkor célszerű felkeresnünk vevőinket és hiteles másolatot kérni a vevő példányáról. Ezzel eleget tehetünk a bizonylat megőrzési kötelezettségünknek a továbbiakban.

 Hogyan bizonyítsuk a számla eltűnését?

Ha a számla elveszett, esetleg a postázás során nyoma veszett, akkor az eltűnését bizonyítani kell. Ennek érdekében jegyzőkönyvet kell felvenni a tényállásról, amelynek tartalmaznia kell a következő adatokat:

• Számla azonosítása
• Postára adás bizonyítékai (ajánlott szelvény, tértivevény)
• Mikor és hogyan történik a hiányzó bizonylat pótlása?

A partnerünk számára a számla hitelesített másolata mellé mellékeljük a jegyzőkönyvet, így a hiteles számla másolat az adó összegét hitelesen igazoló dokumentumnak minősül.

 Mulasztási bírság számla, nyugta megőrzésének elmulasztása esetén

A nyomdai úton előállított számla, nyugta megőrzésének elmulasztása esetén 2012. január 1-jétől az Art. 172.§. (20a) alapján a kiszabható mulasztási bírság összege:

• magánszemélyre 200.000.- forint,
• más adózóra 500.000.- ezer forint és a hiányzó számlák, illetve nyugták számának szorzata által meghatározott összegig terjedhet.

Jó tudni: Ez a rendelkezés nem alkalmazható  számítástechnikai úton előállított számla, nyugta megőrzésének elmulasztása esetén szankcionálásra.