Ki állíthat ki számlát?

Szerző: Billzone.eu | Létrehozva: 2020. március. 10 | Módosítva: 2022. február. 28

Tudjuk-e pontosan, hogy kinek kell számlát kiállítania? Van-e lehetőség arra, hogy cégünk nevében valaki más számlázzon helyettünk, vagy mi számlázzunk más helyett? Meghatalmazónak és meghatalmazottnak milyen kötelezettségei vannak?

Az általános szabály az, hogy számlát az köteles kiállítani, aki az általános forgalmi adónak alanya, azaz a termék értékesítője vagy szolgáltatás nyújtója.

Jó tudni: Áfa alanyok lekérdezésére, ellenőrzésére a NAV vonatkozó oldalán van lehetőség. Nemcsak számlabefogadóként, hanem kiállítóként is hasznos ellenőrizni partnerünk adatait, ugyanis az egyetemleges felelősség értelmében mindig a lehető legtöbb adatot tudnunk kell a másik félről.

KI ÁLLÍTHAT KI SZÁMLÁT?

Az Áfa törvény 160-162.§-a alapján: a)    a kötelezett saját maga, b)    kötelezett megbízása alapján és képviseletében az általa választott meghatalmazott.

Meghatalmazás feltételei:

• Meghatalmazottként akár a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője, akár harmadik személy is eljárhat.
• Kötelezettnek és meghatalmazottjának előzetesen és írásban meg kell állapodnia egymással a számlakibocsátás elfogadásának feltételeiről és módjáról.
• A meghatalmazást írásba kell foglalni.
• A meghatalmazás szólhat egy ügylethez vagy lehet általános érvényű, folyamatos teljesítésű.
• Egy ügylethez kizárólag csak egy meghatalmazott bízható meg.
• A meghatalmazás korlátozható, ezt a meghatalmazásnak tartalmaznia kell.
• Ha egy személy, szervezet egyidejűleg több meghatalmazótól kap meghatalmazást számlakibocsátásra, akkor köteles megbízásonkénti elkülönített nyilvántartást vezetni a megbízásairól.
• FONTOS: elektronikus számla esetében a 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet 1/I.§ (1)-(2) alapján a számlakibocsátásra kötelezett és meghatalmazottja köteles előzetesen és írásban megállapodni az ALKALMAZOTT SZÁMLA SORSZÁMTARTOMÁNYRÓL, amelyet a megbízó is köteles nyilvántartásában rögzíteni!

Jó tudni: A számlakiállítási megbízásról és meghatalmazásról szóló Áfa törvény 160. és 162. §-ban nem szabályozott kérdéseiben a Ptk. rendelkezéseit kell alkalmazni.

Billzone.eu meghatalmazása számlakiállításra:

A Billzone.eu online számlázó rendszer használata során a Billzone.eu üzemeltetője, az N-Ware Kft. állítja ki a számlákat. Amennyiben a Billzone.eu számlázót választja:

1. Az Ön cége egy internetes számítástechnikai rendszeren keresztül (Billzone.eu oldalán) megbízza a Billzone.eu szolgáltatóját, azaz az N-Ware Kft.-t a számlakiállítással.
2. A regisztrációs folyamat első lépésénél lehetőség van az Általános Szerződési Feltételek elolvasására (majd regisztrált felhasználóként bármikor megteheti ugyanezt belépés után). Amennyiben nem ért egyet az ÁSZF bármely pontjával, akkor megszakíthatja a regisztrációt.
3. A Billzone.eu szolgáltatója (N-Ware Kft.) elkészíti az Ön által megadott adatok alapján és kipostázza az Ön részére a számlakiállítás meghatalmazásról szóló előzetes, írásbeli szerződést, megállapodást.
4. A szerződést mindkét félnek alá kell írnia.
5. A szerződés értelmében a számlakibocsátó az Ön cége lesz, a számlakiállító pedig a Billzone.eu.
6. Mivel a Billzone.eu egyszerre több kötelezettnek meghatalmazottjaként jár el, ezért a törvényben előírtak szerint megbízónként elkülönített nyilvántartást vezet. Ennek egyrészt úgy tesz eleget, hogy a megbízók adatait - ”A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról” szóló törvényben előírtak szerint és az Adatkezelési nyilatkozatban leírtak alapján - elektronikus adatbázisban tárolja a kiállított számlákkal együtt. Másrészt a megbízó és a Billzone.eu szolgáltatója (N-Ware Kft.) által aláírt papíralapú szerződéseket bizalmasan és nyilvántartás vezetésével archiválja.
7. A vonatkozó PM rendelet szerint meghatalmazónak és meghatalmazottnak előzetesen és írásban meg kell egyezniük az alkalmazni kívánt számla sorszámtartományról, ezért a Billzone.eu rendszerben történő számlatömb felviteli mező alatt a felhasználónak ki kell pipálnia (azaz elfogadnia) a következő szövegezést: „Ezúton elfogadja, hogy a fenti adatok mentése az Ön és a Billzone.eu (N-Ware Kft.) között meglévő írásos szerződés hivatalos kiegészítésének minősül, miszerint Ön, mint a számlakibocsátásra kötelezett, és a Billzone.eu megállapodnak a számla előállítása során alkalmazott újabb sorszámtartományról (XXXXXX)*, amelyet Ön, mint a számlakibocsátásra kötelezett, szintén köteles nyilvántartásában rögzíteni.” (*Az XXXXXX helyén az éppen aktuális sorszámtartomány jelenik meg).
8. A Billzone.eu által kiállított számlaképeken automatikusan megjelenik a Billzone.eu, mint a számla kiállítója. Ezenfelül a számlát kibocsátó cég - aki a termék értékesítője vagy szolgáltatás nyújtója - nevében eljáró (számlát kitöltő) neve és email címe is látható a kiállított számlán.  A rendszerben opcionális, hogy a számlaképen a teljes név és postafiók elérhetőség vagy egy alternatív név kerüljön megjelölésre (pl. monogram, ügyintéző1, IC, stb.)

Billzone.eu számlakiállító

Jó tudni: hogy a számlakibocsátáshoz fűződő, jogszabályban meghatározott kötelezettségek teljesítéséért a kötelezettel együtt a meghatalmazott egyetemlegesen felelős abban az esetben is, ha a felek az ezzel kapcsolatos megállapodásukban másként rendelkeztek.

A Billzone.eu használata az Ön cégének többlet védelmet nyújt, mivel a megbízott, azaz a Billzone.eu a törvény értelmében egyetemleges felelősséggel tartozik azért, hogy e-számlái megfelelő formátumúak legyenek, továbbá feltünteti minden egyes számlaképén a törvényi megfelelési nyilatkozatát. Az egyetemleges felelősség érdekében a számlakibocsátó cég nevében eljáró személy azonosítása mindig megtörténik a Billzone.eu rendszerben.