Számlázás módja, számlák típusa
Számlázóprogram választása esetén nemcsak a kényelmi és többletfunkcióknak érdemes utána járni, hanem annak is, hogy a jogszabályban előírt feltételeknek eleget tesz-e az általunk választott szoftver? Csak ezek ellenőrzése után kezdjük el felfedezni a számlázó nyújtotta lehetőségeket. Ennek érdekében most összegyűjtöttük, hogy a jelenlegi jogszabályi előírások szerint mi az, ami elengedhetetlen egy számlázó szoftver működéséhez?
1. Számlázás módja
A számlázásnak két alapvető módját különböztetjük meg:
A./ Nyomdai úton előállított (számlatömb) számla:
A nyomdai úton előállított számla alatt a jogszabály a kereskedelemben megvásárolható nyomtatvány számlatömböt érti. Ebben az esetben fontos, hogy figyelemmel legyünk a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet előírásaira, ami alapján csak az adóhatóság által megállapított sorszámtartománynak megfelelő számla kerülhet alkalmazásra.
B./ Számlázó programmal (számítástechnikai eszköz útján) előállított számla:
A számlázó programokkal szembeni alapkövetelményeket szintén a 24/1995 (XI.22) PM rendelet szabályozza, amelyek kivonatolva az alábbiak:
-
Szigorú számadású:
A számlázó programmal előállított számla abban az esetben alkalmas adóigazgatási azonosításra, ha szigorú számadás alá vonása úgy valósul meg, hogy az azt előállító számlázó program kihagyás és ismétlés nélkül, folyamatosan biztosítja a sorszámozást, továbbá a számlapéldányok hiánytalan elszámolása biztosított. A számlázó programnak a hiányos, hibás, megsemmisült vagy elveszett számlákat is rögzítenie kell. Ebből következően a számlakorrekciót is pontos szabályozás érinti, amelyről bővebben a “Számlakorrekció a gyakorlatban” cikkünkben lehet tájékozódni.
-
Programdokumentáció és nyilatkozat:
A számlázó programmal előállított számla esetén biztosítani kell a programdokumentáció rendelkezésre állását, továbbá a program készítője által kiállított – a számla kibocsátója részére, a program használójának címezve – írásos jogszabály megfelelőségi nyilatkozatát arról, hogy a program maradéktalanul megfelel a vonatkozó jogszabályi előírásoknak. A számlázó programok előzetes minősítése vagy véleményezése nem tartozik az állami adóhatóság feladatkörébe.
-
Elektronikusan archivált másodpéldány:
A számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számlát a kibocsátó elektronikus adatállományként is megőrizheti papírra nyomtatás helyett. Feltétel azonban, hogy a megőrzés a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rendelkezései szerint történjen. Fontos tudni, hogy az így archivált másodpéldány nem minősül elektronikus úton kibocsátott számlának, csupán elektronikusan archivált adatnak.
2. Számlázó programok típusai
Megkülönböztetünk szoftveres és online számlázó programokat, amelyek lényegében a futtatásuk helyétől különböznek egymástól.
A./ Szoftveres (offline) számlázó:
Szoftveres számlázó használata esetében a számlázó programot telepíteni kell a felhasználó gépére és annak futtatása is onnan történik. Ez esetben a felhasználónak szükséges megvásárolnia a számlázó szoftvert és az esetleges frissítéseket.
B./ Online számlázó:
Online számlázásnak nevezzük, hogyha számlázó rendszerünket az interneten keresztül érjük el, futtatása pedig egy távoli szerveren történik. Rendszerkövetelmény a számlázó használatához csupán az internet elérése és egy böngésző.
3. Kiállítás módja
A./ Papír alapú számlázás:
Papír alapú számla kiállítása történhet szoftveres és online számlázó programmal egyaránt. Ez esetben a számla minden példánya papírra kerül nyomtatásra. Fontos tudni, hogy a papír alapú számlák digitális tárolása vagy elektronikus úton történő továbbítása semmilyen esetben nem jelent elektronikus számlát. Azaz a hatályos jogszabályok szerint nem számít elektronikus számlának a hagyományosan papír alapon kiállított számla email-ben történő küldése és PDF formátumban való tárolása.
B./ Elektronikus számlázás
Az elektronikusan kibocsátott számla esetében a termék beszerzője vagy szolgáltatás igénybevevője részére a számla adatai, adatállományai fájlként elektronikus úton kerül továbbításra elektronikus adatfeldolgozás céljából. Az áfatörvény 175. §. a 2010/45/EU irányelvvel összhangban nem rendelkezik az elektronikus számla kiállításának módjáról, csak alapelveket állít vele szemben.
Alapelvek: megbízható módon biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.
Mind az uniós irányelv, mind a magyar áfatörvény az egyéb és új hitelesítési lehetőségek mellett továbbra is az egyik megbízható hitelesítési módnak a digitális aláírást javasolja a hatályos jogszabályokban elvárt megbízható ellenőrzési nyomvonal létesítése érdekében.
- PKI számla: minősített szolgáltató által kibocsátott legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás tanúsítvány és minősített időbélyegző szolgáltató útján kibocsátott időpecsét, vagy a PDF hitelességét biztosító hash kód alkalmazásával;
- EDI számla: a zárt EDI rendszer és ahhoz szükséges hardveres és szoftveres alkalmazások segítségével alkalmazható.
Az elektronikus úton kibocsátott számla hatósági ellenőrzése során az adóhatóság részére biztosítani kell a számla olvasásához szükséges technikai feltételeket és eszközök rendelkezésre állását.
4. Kiállítható számlafajták
Számlázásunk során többféle számlafajta kiállításával találkozhatunk. Jó, ha az általunk választott számlázó program minél több számlafajta kiállítását kezelni tudja:
Fizetés módja szerint:
– Készpénzes számla esetén a számla kelte, teljesítése és fizetési határideje megegyezik. A számla kiállításakor az abban foglaltak teljesítése és ellentételezése megtörtént. – Átutalásos számla esetén a számla kiállításának időpontja eltér a számlán megnevezett szolgáltatás vagy termék teljesítésének és annak ellentételezésének dátumától. Az átutalás ilyenkor bankszámlán keresztül történik. – Manapság egyre gyakoribb az interneten történő vásárlás bankkártyával vagy internetes fizetés-szolgáltató útján (pl. PayPal), továbbá a csekkel fizetés. Ezeket lehetőség szerint érdemes feltüntetni a számlán a fizetési mód mezőben.
Egyéb számlák:
- Proforma számla: Egy jövőben teljesítendő szolgáltatás ellentételezését igazoló bizonylat. Annak kifizetése után következik a teljesítés majd a rendes számla kibocsátása.
- Előleg számla: A vásárolt termék vagy szolgáltatás ellenértékének egy részét tartalmazza. A kifizetés feltétele a teljesítésnek, ami után készítik el a végszámlát.
- Végszámla: Tartalmazza a termék vagy szolgáltatás teljes értékét, a már kifizetett előleget és a még fizetendő összeget.
- Rész számla: Egy összetett feladat valamely részének elkészítése után állítható ki. A részfeladatok teljesítése és a rész számlák kiállítása után készül el a végszámla.
- Helyesbítő számla: Gyakori hiba a számlázó programmal kiállított számlák esetében a kézzel javítás. A programmal kibocsátott számla esetében kézi javítás nem megengedett. Új számlát kell kibocsátani, azaz sztornó vagy helyesbítő számlát kell kiállítani.