Hogyan kerüljük el a fiktív számla befogadását?
Számlabefogadóként fontos, hogy meggyőződjünk arról, nehogy fiktív számlát fogadjunk be. Hogyan tehetjük ezt meg és hogyan előzhetjük meg egy fiktív számla befogadását? Milyen következményekkel járhat egy fiktív számla befogadása?
Mitől lehet fiktív a számla?
Fiktív számla esetében általában az állami adóhatóság vitatja, hogy a felek közötti gazdasági esemény egyáltalán megtörtént, vagy ugyan megtörtént, de nem olyan formában, ahogy azt a számla tükrözi. Továbbá állíthatja, hogy az ügylet nem a szerződésben feltüntetett felek között jött létre.
Hogyan kerüljük el fiktív számla befogadását?
| 1. Cégellenőrzés |
Ellenőrizzük le partnerünk cégének és cégadatainak valódiságát. Ezt ma már könnyedén megtehetjük a nyilvános cégadatbázisból, amelyet a www.e-cegjegyzek.hu oldalon érünk el. Az innen letöltött cégkivonaton ellenőrizhetjük a cég hivatalos nevét, székhelyét, adószámát, cégjegyzékszámát.
Egyéni vállalkozók esetében ugyanezt a lekérdezést a nyilvános Egyéni vállalkozások nyilvántartása oldalon tehetjük meg.
NAV oldalán ellenőrizhető a partner adószámának státusza.
| 2. Jogosultság ellenőrzés |
Győződjünk meg arról, hogy a partner céget képviselő ember milyen minőségben képviseli a céget. A cégkivonatból egyértelműen láthatjuk, ha az az ügyvezető. Egyéb esetben tisztázzuk, hogy a velünk kapcsolatban álló illető az milyen minőségben kapcsolódik a partnercéghez (alkalmazott, megbízott, stb.)
Ha a cégkivonatban a következőket olvassuk: végrehajtás , felszámolás ,végelszámolás
- végrehajtás nem jelent gondot számlázás tekintetében, ugyanis a cég működik tovább, tevékenységét végzi. Az ügyvezető felelőssége, hogy megfelelően fizesse a végrehajtás alatt álló adósságot.
- felszámolás esetében felszámoló „ügyvezeti” a céget. Ez esetben ritkább, hogy tevékenykedik a cég, de előfordulhat, hogy a tartozások kifizetése érdekében működik tovább. Elképzelhető, hogy a cégnek a későbbiek során helyreáll a likviditása és visszaáll normális menetbe a cég. A számlázás szempontjából ez sem jelent akadályt.
- végelszámolás esetén gyakorlatilag soha nem számláz a cég, nem tevékenykedik tovább.
| 3. Adószám ellenőrzés |
Az adóalanyok lekérdezését megtehetjük az állami adóhatóság (NAV) vonatkozó oldalán. Ellenőrizhetjük partnerünk adószámának helyességét, továbbá áfakörét.
Ezenkívül ugyanitt lekérdezhető a felfüggesztett vagy törölt adószámosok listája. Bármelyik eset áll fenn, megrendelőnk nem számlázhat, ezért számláját nem is fogadhatjuk be.
Közösségi adószám ellenőrzéshez használjuk az Európai Bizottság Közösségi adószám megerősítés oldalát.
További információk az adószámokról az Adószám, minden amit tudni érdemes , a közösségi adószámokról pedig a Közösségi adószámok formátuma cikkünkben olvasható.
| 4. Székhely ellenőrzés |
A székhely ellenőrzés egyszerű módja, ha a partnerrel kötendő szerződést a cég székhelyére tértivevényes levélként küldjük ki. Ebből egyértelműen látjuk majd, hogy a cég megtalálható-e a székhelyén.
| 5. Szállítólevél vagy teljesítési igazolás |
A partnerrel lefolytatott gazdasági eseményt igazoljuk vagy támasszuk alá a gazdasági eseményt és annak részleteit (pl. átadás, kifizetés) minél részletesebben leíró, bemutató, tükröző szállítólevéllel vagy teljesítési igazolással. Ez mindkét fél érdeke, hiszen nem fiktív számlázásról van szó.
| 6. Adószám szerepeltetése a számlán |
Már maga az adóhatóság is megköveteli, hogy nagy összegű ügyletek esetében mindkét fél azonosítható legyen. Kétmillió forintot elérő vagy meghaladó áfatartalommal rendelkező számla esetén kötelező adattartalom a számlakibocsátó megbízó adószámának szerepeltetése a számlán.
| 7. Fordított adózásban szereplő partner nyilatkoztatása |
Amennyiben nem tudjuk partnerünkről eldönteni, hogy alkalmazható-e esetében a fordított adózás, úgy az érintettség valószínűsítése érdekében kérhető a másik féltől, hogy erről nyilatkozzon vagy lehetőség van ez ügyben az állami adóhatósághoz fordulni az egyes adóalanyokat illetően tájékoztatásért. Ebben a témában további tájékoztatás olvasható a fordított adózásról szóló cikkünkben.
| 8. Bankszámlaszám ellenőrzés |
A cég bakszámláját és számlavezető bankját ellenőrizhetjük a cégkivonaton, ugyanis a cég hivatalos bankszámlája bejelentésre kötelezett. Egyéni vállalkozók esetében lehetőség van arra, hogy az egyéni vállalkozó a magán bankszámláját használja vállalkozásához. Bankszámlaszám ellenőrzéshez indíthatunk 100 Ft-os próbautalást partnerünk részére, amelyet téves utalásként később visszautaltathatunk.
| 9. Számlázó program megbízhatósága |
Ahhoz, hogy elkerüljük egy esetleges fiktív számla befogadását, elengedhetetlen, hogy a számla, amelyet befogadunk, megfeleljen a hatályos jogszabályi előírásoknak, formai elvárásoknak, eleget tegyen a vele szemben támasztott adattartalmi követelményeknek. Gyanús lehet, ha a számlán alap tartalmi elemek hiányoznak.
Továbbá nem elég, hogy csak a számla, hanem a számlázó programnak is meg kell felelnie és eleget kell tennie a vele szemben támasztott hatályos jogszabályi követelményeknek. A számlázó program jogszabály megfelelőségi nyilatkozatáról bővebben a Számlázóprogram jogszabály-megfelelőségi nyilatkozata az adóhatóság részére cikkünkben olvashat. A Billzone.eu jogszabály-megfelelőségi nyilatkozata letölthető PDF formátumban digitális aláírással ellátva.
Milyen következménye lehet a fiktív számla befogadásának?
Fiktív számla befogadása esetén bírság szabható ki a számla befogadójára, amely bírság mindig a vevőt terheli. A bírság mértéke a befogadott fiktív számla áfa és társasági adó tartalma és a számla teljesítési időpontjától számított késedelmi kamat.